Kegiatan Pengecekan Arsip dalam Rangka Usulan Pemusnahan Arsip

Senin, 29 Desember 2025

Kegiatan pengecekan arsip dilaksanakan sebagai bagian dari tahapan penting dalam proses usulan pemusnahan arsip, khususnya terhadap arsip yang telah melewati masa retensi dan dinilai tidak lagi memiliki nilai guna administratif, hukum, maupun informasi. Kegiatan ini bertujuan untuk memastikan bahwa arsip yang akan diusulkan untuk dimusnahkan benar-benar telah memenuhi ketentuan sesuai dengan peraturan dan pedoman kearsipan yang berlaku.

Pelaksanaan kegiatan pengecekan arsip dilakukan di ruang arsip sebagai lokasi penyimpanan arsip inaktif. Kegiatan ini dikerjakan oleh dua pegawai, yaitu Mamat Rahmat selaku staf arsiparis yang bertanggung jawab dalam pengelolaan dan penilaian arsip, serta Senia Damayanti yang membantu pelaksanaan kegiatan dari staf Unit Layanan Terpadu (ULT). Keduanya bekerja secara koordinatif untuk menjamin proses pengecekan berjalan dengan tertib dan sistematis.

Proses pengecekan dilakukan dengan cara meneliti arsip secara fisik serta mencocokkannya dengan daftar arsip yang tersedia. Setiap arsip diperiksa dari segi kelengkapan berkas, kondisi fisik, klasifikasi, serta kesesuaian masa retensi arsip. Selain itu, dilakukan pula pengecekan terhadap kemungkinan adanya arsip yang masih memiliki nilai guna atau keterkaitan dengan kepentingan lain, sehingga tidak termasuk dalam kategori arsip yang dapat dimusnahkan.